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安徽新源“无缝结合”用友ERP-U8

  “分步实施,整体推进,走具有‘新源’特色的ERP道路”,是安徽新源在实施ERP时为自己制订的目标。在和用友ERP-U8项目组的共同努力下,他们实现了这一目标。

  “通过成功运用用友ERP-U8,我们的库存准确率从以前的80%,提高到了现在的99%……”安徽新源的徐太平副厂长对ERP信心十足。

  安徽新源在信息化实施当中,运用先进的用友ERP-U8,并结合自己的实际情况,走出了一条中小企业信息化建设的新路子。他的成功经验,对那些应用ERP功能集中在某几个模块上的行业、企业具有相当的借鉴意义。

  企业资源救急 管理系统升级

  安徽新源石油化工技术开发有限公司是一家中外合资的高新技术企业,主要产品有金属管件、芳烃、油田采驱油剂、燃料油等多系列产品。其生产类型多样复杂:有间歇型的机械加工制造,有流程类的化工生产,有配方型的调配化工生产。其中又以小订单的离散型机械加工为主。随着生产规模不断扩大,产品品种也在不断增加,使得产品结构体系更加复杂、更新越来越快,加大了市场信息跟踪和预测的难度。同时,由于企业原来的数据主要依靠手工作业,导致信息档案共享程度差,各部门之间存在信息孤岛现象;同一信息存在多处入口,人为的信息失真增多,难以进行全面的数据统计,公司决策层对整体经营状况不能及时准确了解。

  为解决以上问题,适应现代化管理发展的需要,安徽新源决定应用现代化管理的手段,即在公司内部实施ERP,使这些信息孤岛有机地结合为一个整体,使企业的管理水平进一步提升。

  在选择合作伙伴时,他们的要求是,既要在ERP领域具有领先的技术势力,又要熟悉制造行业的生产管理特点。2002年初,安徽新源开始对国内外优秀的ERP厂商进行考察。经过半年的认真调研,用友软件股份有限公司被锁定为合作对象。

  “选择用友作为合作伙伴,我们考虑到了几方面的因素:ERP产品本身的功能是否能满足我们的需求,系统在公司实施的难易程度,后期服务是否有足够的保障,以及公司的综合实力。”安徽新源信息中心主任汪骏对当初的选择深感满意。

  2002年7月1日,安徽新源开始在公司全面实施用友ERP-U8系统。

  步步为营 ERP、管理无缝接合

  在制造行业,提起“无缝”对接技术,很多人都“不寒而栗”。这是因为这项技术不但要求在接口处的形状尺寸完全一致,还需要在接口处进行准确的焊接工作,这样才能真正做到严丝合缝,整个过程对技术精度和操作人员的要求都十分高。

  在实施信息化的过程中安徽新源也同样遇到了“无缝对接”的问题:要将自己多年来的管理经验与先进的企业管理工具----用友ERP-U8成功对接,需要勇气,更需要策略。

  安徽新源在开始实施ERP时就强调,没必要做到“大而全”,但一定要做到“小而精”,对ERP的每一个模块,不一定要全部引入。他们希望找准ERP与自身的切入点,从企业最关键的部分下手,从而提出了“分步实施,整体推进”的八字方针。

  管件是安徽新源的主要产品之一,最大的用户是其大股东中国石化集团安庆石化总厂。通常一个管件产品从设计到成品需要经过粗加工和精加工两大工序。这两个工序包括:下料、制坯、热处理、锻造、铸造、车、铣、磨、精铣等多个工部。不同的产品,工部的确定也不同。由于石化行业的特殊性,安庆石化的订单通常都比较急,有时候甚至需要在一天之内到达生产现场。这就需要安徽新源有一个安全的库存准备。但是,管件产品规格多、品种杂,到底应该存哪些、存多少,管理人员心里也没底,只能凭经验发布命令。因此,需要的产品没库存、库存的产品不需要的尴尬局面时有出现。另一方面,由于库存信息不能及时反馈到生产第一线,因此,生产线有时候要加班加点赶任务,而有的时候又没活干。这样不仅使管理产生了一定程度的混乱,同时也浪费了大量企业资源。

  芳烃作为公司的另一个拳头产品,其价格随市场的波动特别明显。把握准确的市场行情,根据准确的库存信息,合理进行生产安排,直接影响着企业的经济效益。

  全部的问题都指向同一个位置:库存。

  “库存管理成为制约整个公司发展的重要瓶颈,也是安徽新源生产过程中一个承上启下的环节。”用友项目组通过详细的前期调研后发现,“信息准确与否直接影响着原材料采购,生产计划的制定以及资金的合理调配。”

  根据调研分析,用友项目组编写了项目实施方案,对采购、销售、生产、规划、财务各环节做了功能定义说明,并确定了系统实施总体目标:以企业局域网为技术平台,通过用友ERP-U8系统加强资金流与物流、生产的协同,实现企业内外资源的集成;借助于用友ERP-U8系统的管理系统性、数据共享性、动态应变性、模拟预见性等特点适时提供销售、生产、物供和财务数据和信息,帮助公司领导和各级管理人员随时掌握各方面的运行状况,不断改善经营决策,提高公司的应变能力。同时,通过降低原材料、在制品和产成品库存,提高库存资金周转次数,降低库存盘点误差;加强应收款的管理,提高客户的信用管理,减少呆账、坏账的发生,合理利用资源,缩短生产周期,提高劳动生产率,协助用户使用用友ERP-U8来管理公司内部的业务及公司作业流程。

  用友实施小组制定了统一的、具有延展性的物料编码规则,同时参照中国石化的物资编码,为安徽新源1000多种原材料和10000多个产品种类进行了重新编码。

  面对庞杂的数据,项目组的人员没有退缩,他们要将先进的ERP管理理念与企业原有的管理模式进行结合,对库存信息的整理就是寻找与ERP的接合点,而对数据的重新梳理就是要保证“严丝合缝”的精密“焊接”。

  “为了使数据准确无误,我们进行了三次大规模的库存盘点。”安徽新源副厂长徐太平认为公司决策层对信息化工作给予的支持是项目成功的重要保证,“最后将全部物料整理为七大类,三十五小类,九千多个品种,由二级编码确定了三大材质类型:碳钢、不锈钢、合金钢三大类。”合理的料品分类解决了管件生产中多年难以解决的繁杂的产成品和原料管理的问题。

  库存信息的问题得到解决后,项目组立即发挥“榜样”的作用,其他部门了解了ERP的“功力”后,纷纷要求迅速与用友ERP-U8实现“对接”,整个项目迅速得到顺利推进。

  经过两个月的艰苦实施,2002年9月,安徽新源ERP系统正式上线。又经过三个月的试运行和调试,安徽新源正式完成了手工作业与ERP系统的切换,实现了ERP与管理的“无缝结合。

  信息可视化 管理精细化 决策科学化

  2002年7月5日,在安徽省科技厅的主持下,“安徽新源石油化工技术开发有限公司离散型加工和流程型化工生产综合性ERP系统项目鉴定会”在公司所在地安庆召开。鉴定委员会由安徽省软件协会会长汪柄兴及安徽大学、合肥工业大学、安徽省信息化专家办公室、化工部第三设计院、合肥通用机械所、安庆石化等多个单位的专家共同组成。鉴定委员会听取了项目单位的技术汇报、测试组的测试报告、资料审查组的资料审查报告,观看了系统演示。

  “该系统功能实用,流程合理,整体性能在国内同类型企业中达到先进水平。”鉴定委员会认为,系统融离散型机械加工生产过程和较简单的流程型及配方型的化工生产计划管理为一体,实现了销售、采购、供应、计划、生产、仓储、财务各个环节的有效管理;系统以企业业务流程重组为基础,ERP技术应用带动组织机构重构,优化了企业业务流程,系统流程设计合理,功能适用,并实现了主要业务流程之间的有机集成;系统基于SQLServer数据库管理系统,采用基于角色的数据安全控制机制,且具有数据备份及恢复功能,系统运行稳定,安全可靠。专家们一致称赞系统对企业有效控制资金、减少库存、降低物耗、规范管理起到了显著作用,有效提升了企业管理水平,为企业创造了良好的社会和经济效益。

  “通过用友ERP-U8,我们的库存准确率从以前的80%,提高到现在的99%。”信息中心主任汪骏对这一点非常满意,另外,ERP系统具有强大的信息共享和资料统计分析功能,所有资料只需要录入一次,并可以按照使用者的要求提供分析和计算结果,大大提高了各部门的工作效率,减少了重复性工作内容。

  在生产流程上,安徽新源副厂长徐太平认为,由于业务流程得到了合理与优化,由流程再造带动组织再造,为实施ERP项目建立的内部管理制度保证了ERP系统的运行效果。“现在,我们摆脱了以前凭经验进行生产管理的局面,ERP系统对采购订单、销售订单、生产订单的管理实现了企业资源可视化,使企业的日常管理从粗放型转变为精细型,提高决策的效率和准确性。把各级管理人员从繁杂的事务性工作中解放出来,拿出时间和精力更好地谋划新源公司未来的发展。”

  对于ERP,一些企业片面的认为,只要把系统从供应商那里买回来,经过安装调试后,企业就“信息化”了,但结果往往不尽如人意。这样,不仅使ERP的能力遭到了“质疑”,对企业的自身资源也是一种浪费。

  安徽新源的成功在于,他们的信息化建设不仅找对了合作伙伴,更为重要的是,找到了ERP与自身结合的准确切入点。从企业最薄弱的库存信息环节入手,进行信息化改革,然后延伸到公司其他的管理和生产部门。企业的管理上升到了一个新的高度。这种“分步实施,整体推进”的策略,收到了“以点带面”的良好效应。ERP对于一个企业是一个持续过程,用户的受益才是软件、服务的成功。

  在实施双方的密切配合下,企业自身的价值和用友的产品价值同时得到了提升。通过这次不寻常的信息化接触,安徽新源已经顺利地走上了发展高速路。安徽新源和用友用行动诠释了“对客户的成功,才是产品的成功”的真正含义。(完)